Kundenbeziehung
Die Kundenbeziehung ist für die Anlage eines Forecast bzw. einer Prognose notwendig, wenn kein Buchungsauftrag vorliegt. Die Kundenbeziehung regelt die Beziehung eines Kunden zu einer Agentur. Somit kann der Forecast nach Kunden und Agenturen erstellt werden, auch wenn keine konkrete Buchung vorliegt (Potenzialkunden).
Anlage einer Kundenbeziehung
Neue Kundenbeziehungen, die zunächst unabhängig von einem Auftrag sind, können entweder über den "Neu"-Button in der Beziehungsübersicht oder den Menüpunkt "Neu" im Kontextmenü angelegt werden.
Der Datensatz einer Kundenbeziehung wird im Folgenden erklärt.
- Number/ Nummer - wenn die Kundenbeziehung in einen Auftrag umgewandelt wird, wird die Auftragsnummer automatisch in dieses Feld geschrieben
- External Number/ Nummer Extern - falls im Auftrag eine externe Nummer hinterlegt wurde, wird diese nach der Umwandlung der Kundenbeziehung ebenfalls automatisch in das Feld geschrieben
- Type/ Typ - nicht editierbares Feld, das den Status der Beziehung von WT und AGT anzeigt. Wurde z.B. die Beziehung in einen Auftrag umgewandelt, ändert sich der Typ in "Auftrags-Status"
- Advertiser/ Werbungtreibender - Kunden, die Werbung treiben
- Agency Agentur - Auswahl der Agentur, die dem WT zugeordnet werden soll
- From/ Von - Gültigkeitsbeginn der Kundenbeziehung
- To/ Bis - Gültigkeitsende der Kundenbeziehung
- Sales Area/ Verkaufsgebiet - optionale Zuordnung eines Verkaufsgebiets, das in die Subaufträge übernommen wird. In den Verkaufsgebieten sind Verkäufer/ Betreuer hinterlegt sowie die Verkaufsziele, die für dieses Verkaufsgebiet gelten.
- Special Action Auftrag - die Kundenbeziehung wird in einen Auftrag umgewandelt. Der Auftragsstamm wird automatisch mit den Daten aus der Kundenbeziehung befüllt. Vorsicht: der neue Auftrag ist per Default gesperrt! Um auf zugeordnete Subaufträge buchen zu können, muss der Haken in der Checkbox "Lock" bzw. "Sperre" im Auftragsstamm entfernt werden.
- Special Action Kopie - es wird eine Kopie der Kundenbeziehung für das nächste Jahr generiert. Falls die Beziehung bereits im Auftragsstatus ist, wird auch eine Kopie des Auftrags für das nächste Jahr angelegt.
Umwandeln der Kundenbeziehung in einen Auftrag
Solange die Kundenbeziehung nicht mit einem Auftrag verknüpft ist, ist sie im Status "Kundenbeziehung". Es kann aber aus der Beziehung heraus ein Auftrag angelegt werden, der dann auch gleich mit ihr verknüpft wird. Dazu reicht ein Klick auf den "Order"/ "Auftrag"-Button in den Special Actions.
Nach Klick auf den "Order"-Button erscheint eine Information mit Link zum neuen Auftrag, wenn die Umwandlung erfolgreich war.
Nun kann der Auftrag über den Link geöffnet und bearbeitet werden.
Die Kundenbeziehung ist jetzt im Status "Auftrags-Status", da ihr ein Auftrag zugeordnet ist. Der Datensatz kann auch nicht mehr vom Benutzer editiert werden. Änderungen der Daten erfolgen nun nur noch über Änderungen im Auftrag. Wenn z.B. das Verkaufsgebiet im Auftrag geändert wird, wird diese Änderung auch in der Kundenbeziehung übernommen.
Diese Änderungen können direkt aus der Beziehung heraus mit dem "Process order"/ "Auftrag bearbeiten"-Button vorgenommen werden. Der Auftragsstamm wird direkt geöffnet und kann bearbeitet werden.
Kopieren der Kundenbeziehung
Eine Kundenbeziehung kann auch mit den bereits vorhandenen Daten (ausgenommen davon ist der zugeordnete Auftrag) verlängert werden. Durch Klick auf den rot umrandeten Button wird die Kundenbeziehung kopiert und der Gültigkeitszeitraum ins folgende Jahr gelegt.
Nach erfolgreicher Kopie erscheint ein Link zur neuen Kundenbeziehung, die nach Anklicken des Links geöffnet und bearbeitet werden kann.
Wichtig: kopierten Kundenbeziehungen ist noch kein Auftrag zugeordnet. Dieser muss erst wieder neu angelegt werden.
Felder in der Kundenbeziehung
- Number/ Nummer - wenn die Kundenbeziehung in einen Auftrag umgewandelt wird, wird die Auftragsnummer automatisch in dieses Feld geschrieben
- External Number/ Nummer Extern - falls im Auftrag eine externe Nummer hinterlegt wurde, wird diese nach der Umwandlung der Kundenbeziehung ebenfalls automatisch in das Feld geschrieben
- Type/ Typ - nicht editierbares Feld, das den Status der Beziehung von WT und AGT anzeigt. Wurde z.B. die Beziehung in einen Auftrag umgewandelt, ändert sich der Typ in "Auftrags-Status"
- Advertiser/ Werbungtreibender - Kunden, die Werbung treiben
- Agency Agentur - Auswahl der Agentur, die dem WT zugeordnet werden soll
- From/ Von - Gültigkeitsbeginn der Kundenbeziehung
- To/ Bis - Gültigkeitsende der Kundenbeziehung
- Sales Area/ Verkaufsgebiet - optionale Zuordnung eines Verkaufsgebiets, das in die Subaufträge übernommen wird. In den Verkaufsgebieten sind Verkäufer/ Betreuer hinterlegt sowie die Verkaufsziele, die für dieses Verkaufsgebiet gelten.
- Special Action Auftrag - die Kundenbeziehung wird in einen Auftrag umgewandelt. Der Auftragsstamm wird automatisch mit den Daten aus der Kundenbeziehung befüllt. Vorsicht: der neue Auftrag ist per Default gesperrt! Um auf zugeordnete Subaufträge buchen zu können, muss der Haken in der Checkbox "Lock" bzw. "Sperre" im Auftragsstamm entfernt werden.
- Special Action Kopie - es wird eine Kopie der Kundenbeziehung für das nächste Jahr generiert. Falls die Beziehung bereits im Auftragsstatus ist, wird auch eine Kopie des Auftrags für das nächste Jahr angelegt.