Firmen können je nach Berechtigung im System neu angelegt und/oder geändert werden. Bei der Neuanlage einer Person oder Firma können die Daten der Person einfach in die Maske eingetragen und gespeichert werden.

Auch hier gilt wieder das alte Sprichwort: " Viele Wege führen nach Rom." Es gibt mehrere Wege Kunden und Personen anzulegen oder Personen einem Kunden zuzuweisen. Der einfachste Weg ist der, die gesamte Eingabe in der Kontaktverwaltung durchzuführen.

Bevor ein neuer Kontakt gespeichert werden kann, muss zuerst die Suche durchgeführt werden, um eine Doppeltanlage zu verhindern. Auch beim Speichern erfolgt nochmals ein Check, ob eine Person mit dem gleichen Namen bereits existiert. Es wird jedoch zugelassen, trotzdem zu Speichern.

Man kann auch nur eine Person einer bereits bestehenden Firma zuweisen, hier gibt es 3 Möglichkeiten:

Anlage einer neuen Person zu einer bestehenden Firma aus dem Kundenstammbaum.

Anlage einer neuen Person zu einer bestehenden Firma über die Suchfunktion.

Anlage einer neuen Person zu einer bestehenden Firma aus der erweiterten Kontaktverwaltung, die auch über die oben beschriebene Personenanlage aus den Kundenstammdaten aufrufbar ist.

1. Anrede der Person oder Firma --> Pflichtfeld. Die Briefanrede in den Kontaktdetails wird abhängig von der gewählten Anrede automatisch gefüllt.
2. Titel --> optionales Freitextfeld
3. Vorname --> Pflichtfeld wenn Anrede = Frau oder Herr
4. Kürzel --> optionales Freitextfeld. Die Sichtbarkeit des Felds kann über die Settings gesteuert werden
5. Nachname --> Pflichtfeld wenn Anrede = Frau oder Herr
6. Position --> optionales Freitextfeld
7. Bereich/ Abteilung --> optionales Auswahlfeld
8. EMail Büro --> Pflichtfeld wenn Anrede = Frau oder Herr
9. Durch Klick auf den Link öffnet sich die Verteilerauswahl, in der die gewünschten Verteiler ausgewählt werden können.
10. Die DropDown-Liste enthält die Verteiler, denen die Person zugewiesen ist --> die Verteilerzuweisung kann in den Settings freigeschaltet werden.

Die Adresse wird bei Neuanlage manuell eingegeben oder bei der Zuweisung einer Firma/eines Kunden über die Suche oder bei Auswahl der Firma über die dynamische Kundenliste automatisch befüllt. Ist für den Kunden eine Zweigstelle angelegt, kann diese zugewiesen werden.

Für die Kontaktdaten stehen die Felder für die Büro-Telefon-, Büro-Fax und Mobilnummer sowie die Email-Adresse zur Verfügung. In der erweiterten Kontaktverwaltung können weitere Kontakteingaben definiert werden.

Telefonnummern werden durch einen Parser automatisch in das korrekte Format übernommen. z.B. die Eingabe 089 1234 56 wird automatisch in +49 89 1234-56 umgewandelt.

Ist bei einer Firma die Telefonnummer der Zentrale hinterlegt, muss man lediglich die Durchwahl ins Telefon Büro-Feld des neuen Kontakts eintragen. z.B. Zentralnummer ist +49 211 9876-0; gibt man im Telefon Büro-Feld 32 ein, führt das zur Ausgabe der

Telefonnummer +49 211 9876-32.

Wie oben bereits erwähnt, können in der erweiterten Kontaktverwaltung zusätzliche Attribute hinterlegt werden. Diese findet man, wenn man in der Kontaktverwaltung auf "Kontaktdetails" klickt.

Defaultmäßig wird die Person auf aktiv gesetzt. Wird die Person auf inaktiv gesetzt, erlöschen alle Zugangsberechtigungen für MYDAS.

Grundsätzlich erbt eine Person, sobald ihr eine Firma zugewiesen wird, auch deren Adresse. In manchen Fällen ist es jedoch notwendig, der Person eine von der Firmenadresse abweichende Adresse zuzuweisen z.B. die Adresse einer Zweigstelle/Filiale oder die Privatadresse.