Terminsteuerung mit der rechten Maustaste
Das Kontextmenü öffnet sich durch einen Klick mit der rechten Maustaste auf einen Termin.
Abhängig vom Status können geplante Termine gelöscht und bestätigte Termine abgesagt oder zugesagt werden.
In den folgenden Steps werden die Punkte 1-13 behandelt. Punkt 14 ist bereits bei der Terminplanung erklärt, Punkt 15 ist selbsterklärend.
1. Termin Info
Hier wird ein Fenster geöffnet (1), das Infos über die Teilnehmer des Termins enthält. Eine Termininfo, die Ort und Uhrzeit des Termins enthält, kann auch eingeblendet werden, indem man mit der Maus über den Termin fährt (2).
2. Bearbeiten
Der Termin wird zum Bearbeiten geöffnet. Er kann aber auch mit einem Doppelklick auf das Terminfeld im Kalender geöffnet werden.
3. Serientermin bearbeiten
In dieser Maske können die Parameter für einen Serientermin festgelegt und bearbeitet werden.
4. Email Editor öffnen/bearbeiten
Dieser Punkt öffnet die bereits oben beschriebene Funktionalität. Der einzige Unterschied ist, dass der Termin noch als allgemein gültige ICalender-Datei als Anhang geliefert wird, die in mehreren Email- Applikationen genutzt werden kann.
5. VCalender als Email senden
Der Termin kann auch direkt aus dem System versendet werden.
6. Formular als Email versenden
Bei dieser Funktion wird eine Email an den Terminverantwortlichen aus dem System gesendet. In der Email ist nur die ICalender-Datei und ein Excel-Besuchsberichtsformular enthalten. So kann der Termin gegebenenfalls in der Email-Applikation des Anwenders gespeichert und von dort aus an die anderen Teilnehmer gesendet werden. Das Besuchsberichtsformular liegt dem Terminverantwortlichen gleich vor.
7. Check
Der Check ermöglicht es Verfügbarkeiten anderer Teilnehmer eines Termins, die einen Login im System haben, abzuprüfen. Termine, Abwesenheiten und Urlaub werden entsprechend angezeigt.
8. Typ setzen
Hier kann ein Termin-Typ gesetzt werden, z.B. Agenturtermin oder Neukundentermin. Die Farbe des Termins ändert sich abhängig von den jeweiligen Termin-Typen.
Die farbliche Unterscheidung von Terminen ermöglicht es, sich einen schnellen Überblick über die anstehenden Termine zu verschaffen.
9. Ganztags Termin
Der Termin wird durch einen Klick auf "Ganztags Termin" auf den Zeitraum von 08:00-18:00 Uhr gelegt.
10. VCalender
Der Termin wird in einen Outlook-Vcalender umgewandelt und kann so ins Outlook übernommen werden. (Diese Funktionalität ist für Lotus nicht anwendbar.)
11. Email
Hier kann man eine Termin-Information per Email direkt in Outlook erstellen. Es besteht die Möglichkeit, diese Email an alle im Termin enthaltenen Kontakte oder an einzelne ausgesuchte Kontakte zu senden.
12. Agenda/Bericht
Erzeugt eine PDF-Datei mit den Termininhalten.
13. Markieren
Es gibt zwei Möglichkeiten einen Termin zu markieren. Zum einen über rechte Maustaste - Menü - Markieren, zum anderen mit der linken Maustaste in das Terminfeld klicken. Der Termin wird rot hinterlegt. Einen markierten Termin kann man kopieren, je nach Status verschieben oder eine Folgetermin dafür erstellen. Wird ein Termin kopiert, werden in den neuen Termin alle Personen, Firmen und Inhalte übernommen; in einen Folgetermin werden keine Inhalte übernommen. Termine, bei denen ein Enddatum definiert ist, können nicht über dieses Datum hinaus verschoben werden.